Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : Mars 2026
L’Agence Eugénie Gaillard tient à votre vie privée et s’engage à traiter les renseignements personnels des artistes œuvrant en collaboration avec elle dans le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
La présente politique explique et confirme la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements privés de nos artistes, de même que de la protection assurée pour conserver ces données personnelles. Finalement, elle explique vos droits en lien avec vos propres renseignements personnels.
La présente politique explique et confirme la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements privés de nos artistes, de même que de la protection assurée pour conserver ces données personnelles. Finalement, elle explique vos droits en lien avec vos propres renseignements personnels.
1. Définition d’un renseignement personnel :
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un renseignement personnel : « Un renseignement personnel constitue tout renseignement concernant une personne physique permettant directement ou indirectement de l’identifier » (Art.2).
2. Renseignements habituellement demandés :
Dans le cadre du mandat que vous nous confiez, l’Agence Eugénie Gaillard recueillera différentes informations sur vous dont notamment :
Renseignements biographiques :
Renseignements médicaux :
Renseignements sur les habitudes de vie :
Renseignements professionnels :
Renseignements financiers :
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un renseignement personnel : « Un renseignement personnel constitue tout renseignement concernant une personne physique permettant directement ou indirectement de l’identifier » (Art.2).
2. Renseignements habituellement demandés :
Dans le cadre du mandat que vous nous confiez, l’Agence Eugénie Gaillard recueillera différentes informations sur vous dont notamment :
Renseignements biographiques :
- Nom, prénom ;
- Date de naissance ;
- Genre ;
- Adresses courriels ;
- Adresses postales ;
- Numéros de téléphones personnels et professionnels ;
- Pièces d’identités, assurance sociale, assurance maladie, passeport, permis de conduire ;
- Nationalité, citoyenneté ;
- Origine ethnique ;
- Langues parlées ;
- Situation familiale ;
- Photos/vidéos/voix ;
- Mensurations ;
- Couleur des cheveux, couleur des yeux ;
- Tattoos/piercing ;
Renseignements médicaux :
- Allergie ;
- Régime alimentaire ;
- Prise de médicaments ;
- Contact en cas d’urgence ;
Renseignements sur les habitudes de vie :
- Hobbies ;
- Sports pratiqués ;
Renseignements professionnels :
- Titre ;
- Numéro UDA/ACTRA/ etc ;
- Expériences professionnelles C.V. ;
- Études/diplômes ;
- Antécédents judiciaires ;
- Cessation d’emplois ;
- Aptitudes, talents particuliers, phobies, droitier ou gaucher ;
Renseignements financiers :
- Service de paie ;
- Institutions financières ;
- Numéros de comptes bancaires ;
- Numéros de taxes (TPS\TVQ) ;
- Spécimens de chèques ;
- Copie de cartes de crédit ;
POURQUOI RECUEILLONS NOUS CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
- Nous recueillons ces données personnelles afin de promouvoir, de soumettre votre candidature à une production, afin de signer un contrat avec une production, afin de transmettre une demande de subvention, obtenir des crédits d’impôts, pour le paiement de cotisations et abonnements pour le paiement de cachets, pour administrer ou faire administrer par des tiers (UDA, assureurs, etc.) les régimes d'assurance santé, d'invalidité, de vie et autres avantages sociaux des employés; pour réserver un vol à l’étranger pour la production ;
- Pour fournir des informations fiscales exigées par la loi, déclarer les revenus des employés et les taxes, respecter les obligations légales en matière de retenues à la source et toute autres retenues exigées par la loi ;
- Pour effectuer le versement de salaires et avantages sociaux ;
- Faciliter la communication en cas d’urgence ;
- Pour toute autre raison jugée essentielle pour la gestion de votre carrière ;
COMMENT RECUEILLONS NOUS CES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?
Dans le cadre de notre mandat, nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous en personne mais également par courriel, via notre site web, en remplissant un formulaire, en nous remettant des documents contenant des données personnelles le tout en souhaitant être représenté par l’Agence Eugénie Gaillard ou en soumettant votre candidature chez nous. En prenant connaissance de la présente politique, en nous ayant donné mandat de vous représenter et nous remettant vous données personnelles demandées, nous comprenons que vous consentez à ce que nous puissions les utiliser et les communiquer dans le cadre de notre mandat ainsi que dans le cadre de la présente politique. Par exemple, si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui dépasseraient vos attentes raisonnables dans les circonstances, nous vous demanderons votre consentement de manière expresse.
Dans le cadre de notre mandat, nous pouvons recueillir des renseignements personnels lorsque vous interagissez avec nous en personne mais également par courriel, via notre site web, en remplissant un formulaire, en nous remettant des documents contenant des données personnelles le tout en souhaitant être représenté par l’Agence Eugénie Gaillard ou en soumettant votre candidature chez nous. En prenant connaissance de la présente politique, en nous ayant donné mandat de vous représenter et nous remettant vous données personnelles demandées, nous comprenons que vous consentez à ce que nous puissions les utiliser et les communiquer dans le cadre de notre mandat ainsi que dans le cadre de la présente politique. Par exemple, si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui dépasseraient vos attentes raisonnables dans les circonstances, nous vous demanderons votre consentement de manière expresse.
VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SERONT COMMUNIQUÉS À QUELS TIERS?
Dans le cadre de notre mandat et de la Loi, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels au tiers suivants ;
Dans le cadre de notre mandat et de la Loi, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels au tiers suivants ;
- Directeurs de casting afin qu’ils puissent vous évaluer et soumettre votre candidature et gérer les auditions ;
- Coordonnateurs de production, assistants à la réalisation, afin de gérer les horaires et les contrats, ou encore réserver des voyages et des hébergements pour vous ;
- Producteurs, éditeurs, employeurs, afin de conclure un contrat, le paiement des cachets, services de paie ;
- Comptables, pour émettre des paiements et des relevés fiscaux, administrer vos cachets, gérer les aspects fiscaux ;
- Services de communication Marketing et attachés de presse afin de promouvoir vos carrières et les projets auxquels vous participez ;
- Services juridiques pour la révision des contrats ou conseils et avis juridiques ;
- Syndicats auxquels vous êtes membres (UDA/ACTRA/SARTEC/ARRQ etc).
- ETC.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conservons habituellement vos renseignements personnels sur nos serveurs et/ou dans des dossiers physiques. Aussi, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de votre province de résidence. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province ou de cet autre endroit. Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous mettons en place diverses mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre l’accès par des personnes non autorisées. Vos renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité raisonnables qui correspondent au niveau de sensibilité des renseignements qui figurent dans nos dossiers.
Nous nous engageons à prendre des précautions appropriées pour protéger vos renseignements personnels à l’égard de la perte, la fraude ou l’usage non désiré.
Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les membres du personnel de l’Agence Eugénie Gaillard et nos prestataires de services qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.
Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé.
Nous conservons habituellement vos renseignements personnels sur nos serveurs et/ou dans des dossiers physiques. Aussi, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de votre province de résidence. Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province ou de cet autre endroit. Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous mettons en place des mesures de protection.
PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous mettons en place diverses mesures physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels en notre possession contre l’accès par des personnes non autorisées. Vos renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité raisonnables qui correspondent au niveau de sensibilité des renseignements qui figurent dans nos dossiers.
Nous nous engageons à prendre des précautions appropriées pour protéger vos renseignements personnels à l’égard de la perte, la fraude ou l’usage non désiré.
Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les membres du personnel de l’Agence Eugénie Gaillard et nos prestataires de services qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.
Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé.
CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’Agence Eugénie Gaillard prend des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour protéger les renseignements personnels des artistes dont notamment :
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous pourrions devoir conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations de conservation. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces renseignements, nous les détruisons de façon définitive et sécuritaire.
VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Toutefois, il serait, à ce moment-là difficile voire impossible de rencontrer notre mandat.
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie.
Nous avons élaboré des procédures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons en notre possession sont exacts et actuels, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels en notre possession doivent être mis à jour, nous comptons sur vous pour nous en informer.
Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié.
Notre site web peut contenir des liens qui mènent vers des sites web de tierces parties dont nous n’avons pas le contrôle. Lorsque vous quittez notre site web, vous êtes alors assujettis aux dispositions de la politique de confidentialité de cette tierce partie.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
Notre responsable de la protection des renseignements est : Aurélie Bolduc
Cette dernière est responsable de veiller au respect de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé pour l’Agence Eugénie Gaillard.
Ainsi pour dénoncer tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels nous vous prions de le signaler immédiatement à notre responsable. Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec celle-ci aux coordonnées suivantes :
Aurélie Bolduc
[email protected]
Aurélie Bolduc détient un registre des incidents de confidentialité dans lequel elle collige tous les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels, incluant des incidents qui ne représentent pas de risque sérieux.
MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
L’Agence Eugénie Gaillard révise régulièrement ses politiques et procédures et peut réviser la présente politique en temps qu’elle juge opportun. La politique modifiée peut être consultée sur https://www.agencegaillard.com/politique-confidentialite.html
L’Agence Eugénie Gaillard prend des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour protéger les renseignements personnels des artistes dont notamment :
- Restriction de l’accès physique aux bureaux et aux dossiers de l’Agence ;
- Des locaux et classeurs verrouillés ;
- Restriction de l’accès non autorisé, de la communication, de l’utilisation et de la mauvaise manipulation des renseignements personnels dont l’Agence a la responsabilité ;
- Utilisation de pare-feu et de mots de passe ;
- Stockage des renseignements chez des tiers fiable ;
- À l’interne, adoption d’une politique de sécurité de l’information.
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous pourrions devoir conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations de conservation. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité. Lorsque nous n’avons plus besoin de ces renseignements, nous les détruisons de façon définitive et sécuritaire.
VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Toutefois, il serait, à ce moment-là difficile voire impossible de rencontrer notre mandat.
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie.
Nous avons élaboré des procédures pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons en notre possession sont exacts et actuels, et ce, aux fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis. Toutefois, lorsque vos renseignements personnels en notre possession doivent être mis à jour, nous comptons sur vous pour nous en informer.
Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié.
Notre site web peut contenir des liens qui mènent vers des sites web de tierces parties dont nous n’avons pas le contrôle. Lorsque vous quittez notre site web, vous êtes alors assujettis aux dispositions de la politique de confidentialité de cette tierce partie.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
Notre responsable de la protection des renseignements est : Aurélie Bolduc
Cette dernière est responsable de veiller au respect de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé pour l’Agence Eugénie Gaillard.
Ainsi pour dénoncer tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels nous vous prions de le signaler immédiatement à notre responsable. Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec celle-ci aux coordonnées suivantes :
Aurélie Bolduc
[email protected]
Aurélie Bolduc détient un registre des incidents de confidentialité dans lequel elle collige tous les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels, incluant des incidents qui ne représentent pas de risque sérieux.
MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
L’Agence Eugénie Gaillard révise régulièrement ses politiques et procédures et peut réviser la présente politique en temps qu’elle juge opportun. La politique modifiée peut être consultée sur https://www.agencegaillard.com/politique-confidentialite.html
